Her tamamlama töreni büyük bir olaydır – en azından müşteri için. Bu anı arkadaşlarınızla, tanıdıklarınızla, akrabalarınızla ve hatta müşterilerinizle ve iş ortaklarınızla paylaşmak istediğinizi söylemeye neredeyse gerek yok. Kural olarak bu yalnızca davet mektubuyla işe yarar. Ve doğru kelimeler çok önemlidir. Daha yakından bakmak için yeterli sebep.
Temel
Tamamlama töreni bir binanın inşasında bir dönüm noktası gibidir. Bu, inşaatın önemli bir ilk aşamasının tamamlandığını gösteriyor. Bunun elbette kutlanması gerektiğini söylemeye neredeyse gerek yok. Ancak hepimizin bildiği gibi misafirsiz bir kutlamanın pek bir anlamı yoktur. İnsanları kutlama etkinliğine gerçekten katılmaya motive etmek için bir davetiyeye ihtiyaç vardır. Akrabalarınız ve yakın arkadaşlarınız varsa, normalde onların kutlamaya katılmasını sağlamak sorun olmayacaktır. Ancak tanıdıklarda işler biraz farklı görünüyor. Bina sadece özel olarak inşa edilmediyse ve aynı zamanda yeni bir bina veya bir şirketin uzantısı olarak hizmet veriyorsa, iş ortaklarınıza, müşterilerinize ve en önemlisi işleyen bir davetle halka ulaşma konusunda hızla yeni zorluklarla karşılaşırsınız. Her iki durumda da aşağıdaki noktaların açıklığa kavuşturulması gerekir:
- İnsanların zamanı sınırlıdır
- Bugün çok fazla talep altındasınız ve genellikle herhangi bir randevunuz olmadığı için mutlusunuz
- Giderek daha fazla insan özel bir şey bekliyor, örneğin bir daveti kabul etmek
- İnsanlara sadece rasyonel olarak değil, her zaman duygusal olarak hitap edilmelidir
- Davetiye ne kadar bireysel ve kişisel olursa o kadar etkilidir
- Bir davetiye sizi meraklandırıp etkinliğe katılma isteği uyandırmalı
- Olabildiğince kısa olmalı
- Metnin yanı sıra çekici tasarım da rol oynuyor
Günümüzde insanlar sonsuz olanaklara sahip. Sınırlı boş zamanlarını nasıl geçirmek istediklerine karar vermekte özgürdürler. Bu nedenle tamamlama töreni için davet metni mümkün olduğu kadar motive edici olmalı ve mutlaka söz konusu binayla ve müşteriyle bir ilgisi olmalıdır. Elbette kutlamanın tarihi, yeri ve başlangıcı gibi çok spesifik bilgilere de ihtiyacınız var.
Ayık-olgusal ve duygusal-kişisel
Temel olarak bir tamamlama töreni için davet metni yazmanın iki yolu vardır: ya ayık-gerçeklere dayalı, yani temel bilgilere odaklanmış ya da gerekli bilgileri kaçırmadan duygusal-kişisel. Deneyimler ikinci yaklaşımın daha etkili olduğunu göstermektedir. İki örneğe bakalım:
- “Sizi XX. XX. XXX saat XX. XX'te XXXXXX Caddesi'ndeki yeni evimizin tamamlama törenine davet etmek istiyoruz.”
- “Yaşasın, bitti! Yeni evimizin kabuğu tamamlandı ve tamamlama törenini kutlayabiliriz. Bu bizim için kesinlikle sizinle paylaşmak istediğimiz çok özel bir an. Bu nedenle sizi, saat XX. XX'te, XXXXXX Caddesi'ndeki XX. XX. XXX adresindeki tamamlama törenine içtenlikle davet ediyoruz."
Her iki versiyon da bir daveti iletir ve ihtiyacınız olan tüm bilgileri içerir. Ancak ikinci seçenek pek çok duyguyu içeriyor. Ayrıca potansiyel misafirlerin etkinlikte yer almasının bina sahipleri için ne kadar önemli olduğunun da altını çiziyor. Bahse girerim birinci seçeneğe göre daha fazla misafir çekecektir; çünkü insanlar duygusal ve kişisel olarak hitap edilmek isterler. Artık bunun özel olarak işe yaradığına itiraz edilebilir, ancak bir şirket tamamlama törenini kutlarken bu geçerli değildir. Tam tersi doğru, burada iyi ölçülse de duygusal bir hitap da yapılabilir.
Örnek
“Yeni yönetim binamızın kabuğu tamamlandı. Çok yakında çalışanlarımıza, iş ortaklarımıza ve müşterilerimize modern, kendilerini iyi hissettiren bir atmosfer sunabileceğiz. Bu, şirketlerimizin gelecekte de başarılı olmaya devam edebilmesi için önemli bir adımdır. Bu nedenle sizi saat XX. XX'te, XXXXXX Caddesi'ndeki XX. XX. XXX adresindeki tamamlama törenine davet etmek istiyoruz."
Duygular da bu metinde coşkuya dönüşmeden rol oynuyor. Aynı zamanda yeni binanın öneminin de altı çiziliyor.
Basın davetiyesi
Bir şirket veya şirket basını kesinlikle yaklaşan bir tamamlama törenine davet etmelidir. Sonuçta, örneğin bir gazete haberi ücretsiz reklam veya en azından iyi bir PR olabilir. Davetin fark edilebilmesi için davet metninin editörlerin çalışabileceği sıkıştırılmış formda ek bilgiler içermesi gerekir. Bu, örneğin yeni binaya ne kadar yatırım yapıldığına veya gelecekte orada kaç kişinin çalışacağına ilişkin bilgileri içerir. Eğer özel bir özelliği varsa, onları da belirtmeniz iyi olur. Son olarak, şirketle ilgili bazı arka plan bilgileri de önemlidir.
Şiirler
Şiirler, bir tamamlama törenine davetler söz konusu olduğunda son derece popülerdir. Bunları internette bolca bulabilirsiniz. Şiirler belli bir ruha sahipse ve ideal olarak bir miktar mizah da içeriyorsa kesinlikle işe yarar. Ancak bunlar yalnızca özel olarak kullanılmalıdır. Bitmiş bir şiiri kullanmaya karar verirseniz, ona kesinlikle kişisel bir dokunuş eklemeniz gerekir. Sonuçta her şey bireyselliğe ve duygulara bağlı.
